Auswärtstermine sehen auf dem Papier lukrativ aus und sind es oft nicht. Eine Rechnung, die die Zeit mit einbezieht.
Ein Termin in einer anderen Stadt: zwei Stunden zu 120 Euro, dazu die Fahrtkostenerstattung. Auf dem Papier ein guter Tag. Rechnet man die Zeit mit, sieht es anders aus.
Die vollständige Rechnung
Ein Beispiel: Termin in 180 Kilometern Entfernung, zwei Stunden gebucht, 120 Euro je Stunde, 60 Euro Fahrtkostenerstattung.
| Position | Wert |
|---|---|
| Honorar | 240 Euro |
| Fahrtkostenerstattung | 60 Euro |
| Tatsächliche Fahrtkosten | minus 65 Euro |
| Verbleibt | 235 Euro |
| Zeitaufwand Termin | 2 Stunden |
| Zeitaufwand Anfahrt und Rückweg | 4 Stunden |
| Zeitaufwand Vorbereitung | 1 Stunde |
| Ertrag je eingesetzter Stunde | rund 34 Euro |
Derselbe Termin am Wohnort, ohne Anfahrt, bringt bei drei Stunden Gesamtaufwand rund 80 Euro je Stunde. Der Unterschied ist erheblich und wird beim Zusagen selten mitgedacht.
Wann Auswärtstermine sich lohnen
- Wenn mehrere Termine am selben Tag in derselben Stadt zusammengelegt werden
- Wenn die Buchung mindestens drei bis vier Stunden umfasst
- Wenn eine Übernachtung vereinbart ist und ein Termin am Folgetag hinzukommt
- Wenn die Fahrtkosten nicht nur die Kosten, sondern auch einen Teil der Fahrzeit abdecken
Fahrtkosten sauber vereinbaren
Drei Modelle sind verbreitet. Die Erstattung des Bahntickets ist die transparenteste, weil sie belegbar ist. Eine Kilometerpauschale ist bei eigenem Wagen üblich. Ein Pauschalbetrag ist am einfachsten und für beide Seiten planbar, sollte aber die Fahrzeit berücksichtigen, nicht nur die reinen Kosten.
Vorauszahlung bei weiter Anreise
Bei längeren Anfahrten ist eine Vorauszahlung der Fahrtkosten üblich und begründet: Sie schützt vor kurzfristigen Absagen nach bereits angetretener Fahrt. Das gilt als seriös und wird von erfahrenen Buchenden nicht als Misstrauen gelesen.
Steuerlich
Die erstatteten Fahrtkosten sind Einnahmen, die tatsächlichen Fahrtkosten sind Betriebsausgaben. Beides ist aufzuzeichnen. Bei eigenem Wagen ist ein Fahrtenbuch die einfachste Lösung, weil es den Nachweis in einem Schritt erledigt.